湖南大学会计电算化管理办法
第一条 为了加强全校会计电算化工作的管理，促进我校会计电算化事业的发展，逐步实现全校会计电算化工作的规范化、科学化，特制定本办法。
学校会计电算化工作设置系统管理员、数据录入员、数据审核员、档案管理员和出纳员等会计工作岗位。
(一)系统管理员：执行系统管理工作，对整个会计电算化系统运行负总责。
1．负责会计电算化信息系统的日常管理工作，监督并保证系统有效、安全、正常运行；在系统发生故障时，应及时到场，组织与监督有关人员恢复系统的正常运行。
2．负责组织和监督系统运行环境的建立，以及系统建立时的各项数据初始化工作。
3．负责系统各有关资源(包括设备、软件、数据及文档资料等)的调用、修改和更新的审批。
4．负责系统操作运行的安全性、准确性、及时性的检查。
5．负责计算机输出的账表、凭证数据的准确性和及时性的检查和审批。
6．负责做好系统运行情况的总结，提出更新软件或修改软件的需求报告。
8．负责系统的初始化及部门单位、会计科目、经费项目代码的增减。
10．系统操作过程中发生故障，应及时报告系统管理员并作好故障记录及上机记录等事项。
12．月末结账并打印系统所有的明细账、科目余额表及会计报表。
13．负责内部管理会计报表的基本设计，并负责年末结账。
(二)数据录入员：对所管理部门及单位的会计记账凭证录人、查询负责。
1．严格按照审核无误的原始凭证进行数据录入，录入完毕进行自检核对工作，填制记账凭证，再转由数据审核员复核。
2．发现输入数据与原始凭证数据不符时，应按正确数据予以修正。
3．操作过程中发现问题，应记录故障并及时向系统管理员报告。
(三)数据审核员：负责会计凭证、账表的审核和复核工作。
1．负责对录入数据和输出数据进行审核。包括科目、部门、项目代码的合法性及摘要的规范性和数据的准确性。
2．对不符实、不合法、不规范的凭证退还数据录入员及有关人员更正、补充。
3．对不符合要求的凭证和不正确的输出账表数据，不予签章确认。
(四)出纳员：负责现金类、银行类记账凭证确认核对工作。
1．负责系统软盘、数据软盘及各类账表、凭证、资料的存档保管工作。
2．做好各类数据、资料、账表、凭证的安全保密工作。
(一)系统管理员、数据录入员、审核员、其他经系统管理员批准的有关人员，有权运行系统。
(二) 会计电算化岗位人员应具备会计人员从业资格证书和进行过会计电算化知识的培训。
(一)系统管理员、操作员，有权进入当前运行的会计信息系统并调用全部功能，但一般不处理会计记账凭证，不能直接打开数据库文件进行操作；有权打开数据库文件进行操作，包括增删和修改数据、源程序和数据文件结构等，但不能从事系统的其他操作使用工作。
(二)数据录入员，有权进行记账凭证的录入、修改及打印，有权进行总账、明细账、经费项目账及暂付、暂存款的查询和统计工作，无权进行其他操作。
(三)数据审核员，有权对录入的凭证数据及账表数据进行审核、复核，有权进行数据的查询和统计操作，一般不能进行记账凭证的录入、修改工作。
(四)出纳员，有权进行现金及银行类记账凭证的确认及相关数据的查询操作。银行出纳员，有权进行银行票据号码的录入与修改操作。
(五)档案管理员及其他人员，在没有系统管理员的授权条件下无权操作系统。
(六)处理密级文件（指秘密级以上的记有国家秘密信息的载体）的会计信息资料时，必须由专人在专门的涉密计算机上进行操作，涉密员要严格按照“湖南大学涉密文件管理规定”执行。
(一)各操作人员在操作前后，应手工登记操作记录，供系统管理员检查核实。
(二)各操作人员的操作密码应严格注意保密，不得随意泄露。
(三)操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权操作。
(四)操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件，防止他人误操作及突然停电等原因造成会计软件的破坏。
(五)每次操作完毕，应及时做好所需的各项备份工作。
(六)未经批准，不得使用DOS、WINDOWS下的删除、格式化等破坏系统的操作。
(七)不能使用非专用软盘和进行各种非法拷贝工作，以防止计算机病毒的传入。
第九条 系统维护操作一般由系统维护员或系统管理员指定专人负责。
第十条 定期对硬件进行检查和维护，并做好检查记录。
第十一条 在系统运行过程中，出现硬件故障时，及时进行故障分析，采取措施恢复运行。
第十三条 进行软件的日常操作维护和定期的程序维护。
第十四条 在系统环境发生变化时，做好适应性维护工作。
第十五条 非本系统人员不得进入计算机房并使用计算机等设备。
第十六条 主机房配备专用电源、过电保护开关和不间断电源，其他机房配备稳压器。
第十七条 上下班按正确的顺序开关机器，严禁带电插拔数据电缆、电源插头，瞬间连续开关机器等。
第十八条 严禁在机房内用火、用水和吸烟，机房内配置消防设备。
第十九条 系统操作员、维护员及其他操作人员应随时清除机器尘埃，保持机房卫生，离开机房前检查电源是否关闭并锁好门窗。
第二十一条 严禁在机房内打牌、接待客人，以及从事其他不利于机房环境的活动。
第二十三条 会计信息系统的使用说明书，会计科目、部门单位、经费项目等编码文件及数据结构表，与账表分开保管。
第二十四条 对会计系统所产生的纸质会计凭证、账表及手工数据进行分类保管。
第二十五条 存储在磁盘或光盘上的会计数据，分门别类地存放在安全、洁净、防火、防热、防水、防磁化、防潮湿、防重压的地点，妥善保管。
第二十六条 会计软件原版系统、换版升级系统及会计制度重大变革形成的相关数据在两个不同的地点存放相同的两套备份。
第二十七条 本年度的会计文档资料由专人负责装订、登记、保管、查阅。
第二十八条 年度结束，系统管理员及相关人员分类造列清单将本年度的会计凭证、账表及外存储数据悉数移交档案管理员。
第二十九条 本部门内查阅会计档案，直接通过档案管理员登记借阅；校内其他单位或部门及校外单位调阅会计档案，由计划财务处处长或主管副处长审批并通知档案员办理。
第三十条 档案员必须做好档案的保管、保密工作，不得丢失、毁损、非法抄录和复制会计档案，不得泄露有关的财务秘密。
第三十一条 档案的保管期限及其他规定依照湖南大学《会计档案管理办法》执行。
