各学院，各有关单位：
为加强出国留学人员管理，确保留学成效，现转发《关于加强对国家公派访问学者出国留学期间管理工作的函》（留金发〔2014〕3061号），并就贯彻执行文件精神提出以下意见，请遵照执行：
一、公派访问学者出国留学期间的管理工作，由所在工作单位全面负责。各学院应按照国家的有关规定和《湖南大学教职工出国（境）留学管理办法》（湖大人字〔2010〕26号）和《湖南大学教职工出国（境）留学管理办法补充规定》（湖大人字〔2012〕4号），制定或修订出国留学（包括各种形式和渠道派出）管理办法。管理办法应该包括以下内容：申请、遴选（审批）程序及规则，派出期间的联络及访学情况报告和检查办法，派出期限管理（延期申请审批、逾期处理、期满报到）办法，出国留学期间研修任务的要求及岗位职责和任务的调整办法，回国考核办法(包括标准、形式、内容、考核不合格的处理办法)等。各学院的教师出国留学管理办法请于2015年5月8日前报送学校备案。
二、人力资源处负责留学派出的学校审批或报国家留学基金委审批的相关工作，并负责监督和考核各学院对国家、学校规定及学院管理办法的执行情况。
三、为加强和完善有关管理工作，学校将进一步完善出国留学协议，并严格实行“留学人员每3个月提交研修报告及国外合作者鉴定”的报告制度（样本见附件2)，人力资源处审核汇总后定期上报国家留学基金管理委员会。
各学院要高度重视对出国留学人员的过程管理，全面了解研修情况，并确保按时提交相关材料，督促出国留学人员按计划完成研修任务。对未按要求提交材料或审核中发现较大问题者，应及时提出处理意见。
四、为避免“携配偶和子女一同游学”等现象的发生，自本通知下发之日起，学校停止出国研修人员配偶在寒暑假之外的假期审批。
附件：湖南大学出国留学人员研修报告（样本）
