毕业生毕业后必须将本人档案转离学校，如毕业后无工作单位或单位无法接收个人档案可将本人档案转至长沙市本地人才中心或转回原籍人才中心。因特殊原因需将本人档案暂时保留在学院，则由毕业生本人向学院申请，学院同意后方可在学院保留一年。
档案集中转寄时间：7月中旬
档案集中转寄流程：
1.具备派遣资格、取得派遣证
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2.毕业生离校前将派遣证下联（白色联）交学院装入档案袋
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3.毕业生离校前与档案接收单位确认档案寄送详细地址、邮编并报学院
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4.学院将毕业生档案转寄信息录入到《毕业生档案转寄发文簿》（电子版）
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5.学生本人将毕业生档案转寄相关信息填写在档案外袋指定位置
填写信息包括：学院、毕业生姓名、学号、毕业时间、档案寄送详细地址、邮编
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6.学院务必在毕业生离校前与毕业生再次确认档案转寄地址是否正确
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7.学院填写毕业生档案转寄通知单将“存根联”以下部分装入学生档案袋
毕业生档案转寄通知单 “存根联”留学院保存
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8.学院按要求整理毕业生个人档案，仔细核查归档材料是否齐全
具体归档材料见《湖南大学毕业生档案整理须知》
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9.学院将毕业生个人档案材料装入档案外袋并张贴密封条，加盖院章
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10.学校集中转寄毕业生档案
学院将毕业生档案、档案转寄发文簿（电子版）交就业办集中转寄
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11.毕业生在8月中旬与档案接收单位确认档案是否转寄到位
